项目流程 - 基本操作方法

Sky发表于:2017年07月31日 20:08:32更新于:2017年11月30日 20:43:37

功能简述

       通过项目流程功能,用户可以便捷地记录候选人在项目中的状态,例如进行简历推荐、客户面试等操作,从而更有效地对每个候选人在项目中的进展情况进行管理。


一、把人才加入项目

方法1:在人才详情页面内点击“加入项目”,会弹出相应的功能窗口,在下拉菜单中选择要加入的项目后点击窗口右下角的“保存即可”(注:此处下拉菜单中默认显示的是用户参与的所有状态为“进展中”的项目,若需要将人才加入其它项目,可点击右侧的“更多”进行搜索及添加)。人才加入项目后,页面右侧会出现项目流程窗格,用户可在窗格中进行简历推荐、客户面试等后续的流程操作。


方法2:打开项目,在项目人才列表上选择“新增人才”或“从人才库添加”,也可以将人才加入到项目中。

新增人才:即手动录入一个候选人。

从人才库添加:从人才库中选择已有的候选人加入项目中,可以只选择1个,也可以一次性选择多个。


方法3:在人才列表上勾选需要加入项目的人才(可一次性选择多个),列表上方会出现“批量操作”菜单,在菜单中选择“加入项目”即可打开相应的功能窗口。


二、简历推荐

1、在项目人才列表中,打开候选人的操作菜单,选择“简历推荐”。(简历推荐及后续的客户面试等业务流程步骤也可以直接在人才详情页面上操作,请参考本教程第一章节)


2、在下图的窗口中填写简历推荐信息,填写完毕后点击右下角的“跳过发送”或“保存”。

(1)   推荐时间:默认的推荐时间为用户在系统内操作简历推荐流程的时间,用户也可以根据实际情况进行修改。

(2)   KPI用户:默认的KPI用户为简历推荐的操作者,用户也可以根据实际需求进行修改。

(3)   邮件通知:系统会自动抓取客户联系人的工作邮箱(若该联系人的信息中没有工作邮箱,则会按私人邮箱或其他邮箱进行抓取),用户只需编辑邮件主题及内容等信息即可,如果有准备好候选人的推荐报告,也可以将其上传至附件中。(抄送、密送、附件等功能的具体介绍可参考教程:邮件功能

(4)   短信通知:系统会自动抓取客户联系人的电话号码,用户只需编辑短信内容即可。(发短信前需要管理员先进行充值及设置短信签名等工作,具体可参考教程:短信功能

(5)   保存:保存后本次简历推荐即会被记录至系统中,邮件及短信也将被发送给客户联系人。

(6)   跳过发送:若点击“跳过发送”,将不会发送邮件/短信给客户联系人,同时系统仍会记录本次简历推荐并统计相关用户的KPI。(适用于用户在个人Outlook等其他途径发邮件给客户,同时需要在系统内走流程并记录KPI)


3、推荐完成后,该人才的项目流程状态会更新为“简历推荐 待处理”,将鼠标放在项目流程上,会自动展开流程菜单,用户可在菜单中进行编辑、反馈等操作。

•    编辑:用户可通过编辑功能修改本次简历推荐的信息,例如推荐时间、KPI用户等。

•    反馈:用户可通过该功能来记录本次简历推荐的反馈情况,例如简历推荐被通过或是被拒绝、客户对于候选人的评价、拒绝原因等都可以记录在反馈中,点击右侧的小箭头即可展开查看具体的反馈内容。(注:只有项目参与者能够进行反馈,其他用户无此权限,包括管理员)

•    取消:若需要撤销本次简历推荐,只需点击“取消”键即可,撤销掉的简历推荐不会计入用户的KPI。


三、客户面试

1、打开候选人的操作菜单,选择“客户面试”。


2、在下图的窗口中填写面试时间、面试地址等信息,填写完毕后点击右下角的“保存”(在客户面试流程中,用户除了能够发送邮件/短信给联系人外,还可以发给候选人)。若需要安排多轮面试,则重复该操作即可,系统会根据面试时间自动生成任务并发送任务提醒给用户。


3、在流程菜单中,用户同样可以进行“编辑、取消、反馈”的操作,除此之外还可以通过“发送确认信息”的功能将面试确认信息以邮件/短信形式发送给客户联系人/候选人。


四、Offer

1、打开候选人的操作菜单,选择“Offer”。


2、在下图的窗口中填写Offer基本信息及薪资明细,填写完毕后点击右下角的“保存”。系统会根据预计入职时间自动生成任务并发送任务提醒给用户。


3、若需要在KPI中统计Offer数量,请使用流程菜单中的反馈功能,将Offer的反馈状态设为“接受”,否则本次操作将不会被计入KPI。


五、入职

1、打开候选人的操作菜单,选择“入职”。


2、在下图的窗口中填写入职信息,填写完毕后点击右下角的“保存”。系统会根据试用期结束时间自动生成任务并发送任务提醒给用户。

•    是否设置项目成功:若勾选“是”,在保存后系统会自动将该项目的项目状态由“进展中”变更为“已成功”。

•    是否更新候选人经历:若勾选“是”,在保存后系统会按照入职时间、项目名称、客户公司名称对该候选人的工作经历信息进行更新。


六、业绩分配

1、打开候选人的操作菜单,选择“业绩分配”。


2、在下图的窗口中填写业绩分配信息,填写完毕后点击右下角的“保存”,系统会按照业绩分配信息自动生成一张发票。

注:若单笔订单需要分多次开票(例如分首款及尾款),只需重复操作多次业绩分配即可。

(1)   收费类型:系统中自带“人才推荐费、定金”等多种收费类型供选择,若需新增其他收费类型,可联系管理员在“设置—发票模块—收费类型”中进行自定义添加。

(2)   合同:点开此处的下拉菜单后即可直接选择与该项目客户公司关联的合同,若需要临时新增其他合同,点击右侧的“添加”即可。

(3)   业绩分配用户:只有两类用户有权参与业绩分配,分别为该人才的拥有者及项目的参与者,其他用户无权参与业绩分配,包括管理员。

(4)   业绩分配比例:系统可限制所有用户的业绩分配比例相加后必须等于100%,也可以不设限,管理员可在“设置—发票模块—业绩分配比例”中进行自定义配置。


3、在流程菜单中选择“通知财务开票”。


4、在下图的窗口中填写开票信息,填写完毕后点击右下角的“保存”。系统会根据开票日期及预计到款日期分别自动生成一个任务并发送任务提醒给用户。

•    付款信息:点开此处的下拉菜单后即可直接选择与该项目客户公司关联的付款信息,若需要临时新增其他付款信息,点击右侧的“添加”即可。


5、至此,用户已完成了所有的业务流程操作,后续将进入财务流程,请参考教程:财务流程 – 基本操作方法


七、其他常用功能

1、 状态栏:状态栏会显示目前有多少候选人正处于XX流程中,用户点击不同的状态栏后即可直接进行查看,例如点击简历推荐栏后会显示所有目前处于简历推荐流程中的人才,点击客户面试栏后会显示所有处于客户面试流程中的人才。

2、 高亮:用户可通过该功能将项目中需要重点关注的人才进行标亮(效果参考下图),只需对高亮字段进行快捷编辑即可完成相关操作。系统中自带数种高亮类型供选择,若需要增加新的高亮类型或调整高亮颜色,可联系管理员在“设置—自定义字段—Pipeline—高亮”中进行配置。(具体步骤请参考教程:自定义配置高亮类型

3、 拒绝:候选人不论处于加入项目、简历推荐、客户面试、入职亦或是业绩分配中,用户都可以对其进行拒绝,拒绝后用户将无法在该项目中对此候选人进行任何业务流程操作。(“拒绝”与其他流程一样都可以在流程菜单中撤销掉)

4、 移出项目:只有流程处于“加入项目”(或“应聘”),且未被添加过项目流程备注的候选人才能被移出项目。一旦进入简历推荐及更后面的流程,或添加过项目流程备注之后即无法被移出,只能使用“拒绝”功能。

5、 转移到其他项目:若候选人不适合当前项目,除了移出之外,也可以将其转移到其他比较合适的项目里。例如将某人才从A项目转移至B项目,转移完毕后即可直接到B项目中对其进行业务流程操作,该人才不会继续出现在A项目中。





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